Nos encontramos en la mitad de nuestra norma ISO 9001, y en este capítulo como su nombre lo dice hace referencia a todo el soporte que necesitamos en nuestras organizaciones para dar un correcto cumplimiento, se subdivide en 5 requisitos principales. A continuación, veamos cada uno de estos requisitos:

7.1 Recursos

7.1.1 Generalidades

Como la norma indica debemos de identificar que recursos necesitamos para llevar de forma adecuada nuestra implementación; así como, el mantenimiento y mejora del mismo y cumplir con todo lo que hayamos planificado.

Los recursos pueden ser de dos tipos:

• Los propios, que son de la organización y los requiere para dicha implementación y mejora del SGC.
• Y, los que desea o necesita adquirir de los proveedores externos.

Debemos tener en cuenta que, los recursos pueden ser desde productos, servicios, maquinaria, financieros, etc.

7.1.2 Personas

En este requisito debemos tener en cuenta que no hace referencia a las competencias que debe tener nuestro personal (eso lo veremos más adelante), por el contrario, este requisito nos indica que debemos tener en cuenta el número de personas que la organización estime para una operación eficaz, por ejemplo, en nuestros procesos productivos debemos asegurarnos que contamos con el número de operarios suficientes para culminar nuestras órdenes de producción a tiempo.  En este punto la norma no pide alguna información documentada, esto puede ser demostrado con una simple visualización o entrevista.

7.1.3 Infraestructura

Se considera como infraestructura el espacio físico donde se realiza la actividad, incluye software, hardware, medios de transporte, edificios, equipos, tecnología de la información.

Al igual que el punto anterior, aquí no nos menciona información documentada, se demostrará con una visualización al espacio físico y que se cuenta con la infraestructura necesaria, debemos tener en cuenta que estos espacios deben estar en óptimas condiciones y/o actualizados para aquello que no es algo tangible.

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

Nos indica que deben incluir factores sociales, psicológicos y físicos, también se puede evidenciar de forma visual, el requisito está enfocado a condiciones seguras que no afecten a las personas desde una manera mental, psicológica; así como, condiciones idóneas de un producto si se encuentra a correctas temperaturas, humedad, etc.

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

Se refiere a calibración de equipos, aquellos equipos que intervienen en tu proceso productivo o el proceso para la generación de tu servicio, debemos tener en cuenta que si nuestro equipo se encuentra descalibrado nuestro producto o servicio no estaría cumpliendo con los criterios o estándares establecidos para garantizar una adecuada calidad. 

Debemos identificar dichos equipos para realizar la calibración respectiva y protegerlos de su mal uso, consideremos que también incluye los pesos patrones que tal vez usamos en nuestras organizaciones.

Para evidenciar este requisito podemos mantener información documentada de los certificados de calibración que son otorgados por las empresas especializadas en calibraciones; además, tengamos en cuenta que las medidas usadas son trazables a patrones de medición internacionales o nacionales.

Personalmente, recomiendo tener dichos equipos debidamente identificados, ya se mediante un código en cada equipo y/o sticker donde se coloca la fecha en que se ejecutó la calibración para que la persona que vaya a usarlo sepa cuando fue su última calibración y haga las verificaciones respectivas.

7.1.6 Conocimiento de la organización

El objetivo de este requisito es determinar de donde provienen los conocimientos ya sean internos o externos en la organización para la generación del producto o servicio. Se busca la evidencia de que, lo que realiza la organización lo hace en base de un conocimiento adquirido que puede ser a través de quejas, lecciones aprendidas, manuales, especificaciones técnicas, leyes, normativas, proveedores externos, por los propios clientes.

7.2 Competencia

En este requisito es donde vamos a determinar los perfiles puestos para llevar a cabo los procesos de nuestra organización, las personas deben ser competentes basados en su educación (línea de carrera), formación (cursos, seminarios, diplomados, etc.) y experiencia (en posiciones similares). Si nuestro personal no es competente pueden verse afectados el desempeño y eficacia de nuestros procesos, por ende, de nuestro SGC.

En algunas ocasiones, puede hacerse evidente la necesidad de competencia por eso debemos identificarla y colocarla en nuestro plan de capacitación; además, debemos evaluar si el personal aprendió lo que se necesitaba.

Tengamos en cuenta que para demostrar la eficacia no se demostrará a través de una evaluación al culminar la capacitación, sino también a través del tiempo como: cumplimiento de objetivos, mejoras en los procesos, etc.

7.3 Toma de conciencia

El objetivo de este requisito es que todo el personal debe tomar conciencia de como contribuyen en el día a día en nuestra organización y como podría afectar al SGC. Por ejemplo: todos sabemos que después de cada comida debemos cepillarnos los dientes, ¿por qué? Porque somos conscientes de lo que implicaría no hacerlo. De la misma forma, nuestro personal debe de tomar conciencia acerca de la política de calidad, conocerla y entenderla, tomar conciencia de sus objetivos correspondientes, y saber las consecuencias de no cumplirlos; así como, su contribución en todo el SGC.

7.4 Comunicación

Aquí establecemos la línea de comunicación que debe existir en nuestra organización, tanto interna como externamente (clientes, proveedores, etc.) Debemos comunicar lo pertinente al SGC como política, objetivos, resultados de auditoría, revisión por la dirección, etc. Si bien la norma no pide información documentada, solemos demostrarlo con una matriz de comunicación donde establecemos cada punto de la norma (qué, cuándo, a quién, cómo y quién comunicar) y que se entienda en cada nivel de la organización.

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

Existen dos tipos de información documentada

• La que pide la norma, en cada requisito que nos indica conservar o mantener información documentada.
• Y, la que la organización declare de manera voluntaria.

Ambos tipos son auditables. La información documentada me dará evidencia de la conformidad de sus procesos. Evidentemente, la extensión de la ID dependerá del tamaño de la organización, la complejidad de sus procesos y la competencia de las personas, no será lo misma cantidad de información en una microempresa textil con 10 trabajadores que una minería con más de 300 trabajadores.

7.5.2 Creación y actualización

En este punto nos da la formalidad de nuestro SGC, incluye nuestros procedimientos y registros.

Se refiere a toda la estructura que definiremos para nuestros procedimientos como, la carátula, el encabezado con el código, versión, fecha, el índice que debemos colocar que generalmente es: objetivo, alcance, términos y definiciones, referencias, desarrollo, diagrama de flujo, anexos. Toda esta documentación debe estar revisada y aprobada por las personas pertinentes.

7.5.3 Control de la información documentada

Toda esta información debe estar disponible y ser idónea para su uso, por ejemplo, si se realiza trabajos en altura debe haber un procedimiento/ protocolo/ manual para realizar dichos trabajos. Además, debe estar protegida ninguna persona cualquiera ajena a la organización o al SGC mismo, no podría llevarse toda la información en un USB ya que esto contendría el know how de la organización, así también, de posibles modificaciones no intencionadas. En el procedimiento de control de documentos es donde establecemos el orden a seguir para realizar las modificaciones necesarias.

La información documentada también es de origen externo y debe ser identificada y controlada, por ejemplo, manuales, leyes, etc. Ya que estos están relacionados a nuestros productos y servicios.

Para este requisito debemos de tener actualizada nuestra lista maestra con toda la documentación de nuestro SGC con versiones actualizadas.